Her kan du lese alt om hvordan du på en sikker måte kan lagre, vedlikeholde og kontrollere all produktdata som brukes til å definere, produsere og vedlikeholde et produkt gjennom hele livssyklusen. For de aller fleste bedrifter resulterer dette i et PDM-system.
Trenger du hjelp til hvordan du kommer i gang med Product Data Management (PDM) og hva du bør tenke på? Ekspertene våre veileder deg her.
Hvis du spør en rekke personer om hva PDM er, vil du sannsynligvis få like mange forskjellige svar som det er personer du spør. PDM er et begrep som kan være både smalt og bredt, avhengig av hvordan du velger å definere det.
Slik definerer vi i Symetri PDM; et system for lagring, vedlikehold og kontroll av alle produktdata som brukes til å definere, produsere og vedlikeholde et produkt gjennom hele dets livssyklus. Og dette kan gjøres på flere forskjellige måter.
Når vi diskuterer PDM med kundene våre, er utgangspunktet som regel at de i dag lagrer filene sine i en mappestruktur på en server. En måte å jobbe på som har fungert bra til å begynne med, spesielt når det er få personer som lager dokumenter, men etter hvert som antallet dokumenter og ansatte vokser, øker vanskelighetsgraden, og det som tidligere var lett å finne, blir vanskelig og tar tid, hvis man i det hele tatt finner det.
Et annet viktig aspekt å ta hensyn til er sikkerhet: Kan du stole på at dokumentet på filserveren er den nyeste versjonen? Og hvordan vet man at e-poster med vedlegg som sendes internt og eksternt, inneholder den nyeste versjonen av dokumentet?
Et PDM-system bør ses på som en støttefunksjon for å effektivisere produktutviklingen og øke bedriftens konkurransekraft. Systemet sørger for at det bare finnes én kilde til informasjon, med riktig kvalitet til riktig tid. I tillegg er det mulig å kategorisere dokumenter slik at de lettere kan søkes opp enten etter attributter eller fritekst, eller en kombinasjon av begge. Et PDM-system gir deg også kontroll over den siste utgaven av dokumentet, status i livssyklusen, hvordan dokumentene henger sammen (struktur) og hvordan historikken til et dokument ser ut. På denne måten sikres kvaliteten.
Fordi PDM-systemer er databasestyrte, får du en mye mer effektiv distribusjon av dokumenter, hovedsakelig internt, men også til kunder og leverandører, uavhengig av om dere befinner dere på samme sted eller ikke. I tillegg kan du se hvilke dokumenter medarbeiderne dine jobber med for øyeblikket, noe som er til stor hjelp når du jobber med felles prosjekt- og produksjonsplanlegging.
I produktutvikling og produksjon er det avgjørende å ha tilgang til nøyaktige designdata, noe som i sin tur krever bruk av hensiktsmessige løsninger og prosesser som sikrer effektiv bruk og kontroll av disse dataene i alle prosjektfaser. Likevel opplever vi at mange produktutviklingsselskaper sliter med nettopp dette.
Hvor mange av disse utfordringene kjenner din bedrift igjen?
Svarte du ja på ett eller flere av disse spørsmålene? Da er det mye å hente med et PDM-system. I tillegg til å løse problemområdet finnes det en rekke andre fordeler;
Hvilke ulike typer PDM-systemer finnes det, og hvilke problemer kan de løse? Hvilket system du og din bedrift velger, avhenger selvsagt av hvilke utfordringer dere står overfor og hvilke problemer dere har behov for å løse.
Her har vi samlet fem vanlige områder som kundene våre etterspør, og som det finnes gode standardiserte løsninger for:
Et av de viktigste spørsmålene når det gjelder bruk av PDM, er hvordan tegninger og andre dokumenter som håndteres i PDM-systemet, gjøres lett tilgjengelige for brukere utenfor systemet.
Et PDM-system er vanligvis beregnet på prosjekteringsavdelingen og de som skal arbeide med dokumentene i utviklingsfasen. Det er imidlertid mange, både internt og eksternt, som har behov for å få tilgang til designdata om et spesifikt produkt, uavhengig av om de har tilgang til CAD eller ikke. Dette kan også løses i PDM-systemet via en såkalt publiseringsløsning.
En slik løsning gjør det enkelt for alle i bedriften, f.eks. produksjon, innkjøp, markedsføring og dokumentasjon, å få tilgang til godkjente dokumenter for å finne informasjon, skrive ut eller legge ved i e-poster til leverandører osv.
PDF er et format som vanligvis etterspørres når det gjelder det ”offentlige” arkivet for brukere utenfor designavdelingen. Hvis vi snakker om produksjon, er det også svært vanlig å ønske DXF-filer for maskinstyring. I begge tilfeller kan disse opprettes automatisk samtidig som statusen settes til «Godkjent» på detaljen og/eller tegningen.
Muligheten til å dele godkjent informasjon med andre vil bare bli bedre med tiden. Det viktigste er å investere i en løsning der det er enkelt for alle å finne det de leter etter.
Det er ikke lett å kommunisere effektivt og tydelig. Men i takt med at vi blir flinkere til å kommunisere, øker også behovene og kravene til kommunikasjonen vår. Hvordan kan vi legge til rette for dette?
Mye av frustrasjonen rundt kommunikasjon skyldes mangel på tid. Vi må gjøre mer og mer på kortere tid med færre kolleger. For å få til dette må vi skille mellom hvilken informasjon vi skal kommunisere, og hvilken informasjon vi skal gi. Så hva er forskjellen? Vel, mye av informasjonen og dokumentasjonen vi lager, trenger ikke nødvendigvis å kommuniseres i tradisjonell forstand, som for eksempel å sende en e-post med en tegning eller en Excel-fil til for eksempel innkjøp eller produksjon. Men vi har behov for å gi denne informasjonen til relevante kolleger og leverandører.
Et PDM-system kan være en god støtte når du ønsker mer effektiv dokumentasjonskommunikasjon. Det er to viktige gevinster å hente:
La oss ta et eksempel på hvordan man effektivt kan kommunisere med omverdenen og gi opprettet informasjon til kolleger eller leverandører uten å måtte kommunisere hver eneste aktivitet som skal gjøres, selv:
En kollega i designavdelingen har utviklet en ny del for produksjon. Når 3D-geometrien lages, må all nødvendig informasjon fylles inn for at delen skal kunne lagres i PDM-systemet, informasjon som også er tilgjengelig på tegningen. Konstruktøren markerer deretter konstruksjonen sin i PDM-systemet, og neste gruppe i kjeden, klargjøreren, får deretter informasjon om den. Klargjøreren går gjennom designet, og når de er fornøyde med dokumentasjonen, godkjennes den i systemet for produksjon. Innkjøperen blir deretter informert om at et kjøp skal foretas. Stykklisten som konstruktøren har laget i systemet, overføres til kjøperens forretningssystem, som kan opprette en innkjøpsordre og legge ved f.eks. PDF-filer av tegningene. Etter levering får monteringsteamet informasjon via systemet og kan starte arbeidet. For å se hvordan detaljene skal passe sammen, går de inn i PDM-systemet og åpner tegningene de trenger. Hvis de lurer på en dimensjon, åpner de modellen og måler.
I mange bedrifter som jobber med produktutvikling, bruker designerne flere timer hver uke på å vedlikeholde og støtte andre avdelinger med produktinformasjon. Det kan dreie seg om å hjelpe til med tegninger i PDF-format eller å levere ulike typer spesifikasjoner. Tid som ellers kunne ha vært brukt til å utvikle og forbedre produktene.
Vi lever i en 3D-verden der det lages utrolig mange filer i form av deler, tegninger, underenheter og overenheter m.m. Jo flere tegninger som lages, desto vanskeligere blir det å finne dem, holde oversikt over hvem som har tegnet hva, hvordan vedkommende har tenkt, hvordan tegningen er navngitt og ikke minst hvilken som er den nyeste versjonen. I tillegg er det flere personer i bedriften, for eksempel konstruksjonssjefen, innkjøp, produksjon, salg og markedsføring, som har behov for å se en korrekt tegning for å kunne utføre arbeidet sitt. Her er PDM-systemet en stor støtte.
Et PDM-system lagrer, vedlikeholder og kontrollerer alle produktdata som brukes til å definere, produsere og vedlikeholde et produkt gjennom hele livssyklusen, og kan gi interne og eksterne personer tilgang til tegninger og dokumenter slik at de selv kan hente frem det de trenger.
La oss ta et eksempel. En tilhenger skal designes, og dere er tre designere som skal utføre arbeidet. Én skal designe hjulakslene, én skal designe flaket og én skal jobbe med grunnkonstruksjonen. Med et PDM-system kan du enkelt holde oversikt over hvem som gjør hva, hva som er gjort og hva som gjenstår å gjøre.
Fordi du og kollegene dine navngir tegninger i henhold til en intern standard, er det enkelt å søke og finne dem. Tegningene og dokumentene dine er tilgjengelige for hele designavdelingen, uavhengig av hvor du befinner deg eller hvilket land du bor i, noe som er nyttig hvis du eller en kollega er bortreist eller syk.
Det finnes forhåndsdefinerte prosesser for hvordan tegninger skal godkjennes, og hvilke typer dokumenter som deretter opprettes automatisk, for eksempel PDF-filer slik at ikke-CAD-brukere kan se designet, eller DXF-filer som kan brukes som skjærefiler. Siden dette gjøres automatisk, kan du være sikker på at du ikke har glemt å sende filen.
Ved å skape orden blant alle designdata minimerer du risikoen for at du ikke finner et design, at det finnes duplikater eller at du produserer etter feil tegning. Du har alltid tilgang til alle produktdata, når som helst, hvor som helst og fra hvilken som helst enhet.
I en tid hvor økonomien er på topp, pensjonsavgangene øker og det blir stadig vanskeligere å rekruttere kvalifisert arbeidskraft, øker belastningen på eksisterende ansatte. I tillegg må nyansatte raskt kunne sette seg inn i bedriftens rutiner, finne nødvendig informasjon og jobbe strukturert for å bli produktive på kort tid.
Når presset er høyt, blir resultatet ofte at vi tar snarveier i de prosessene som ikke er strukturert, det kan være alt fra å slurve med dokumentasjon av leveranser til å sende feil fil eller tegning til underleverandøren.
PDM (Product Data Management) er i bunn og grunn en systemløsning for å holde styr på dokumentasjonen i design- og utviklingsprosessen.
Det er altfor vanlig at for eksempel innkjøpere og produksjonsplanleggere er avhengige av dialog med konstruktører for å vite hvilke produksjonsdokumenter som er de riktige. Med et PDM-system blir dette enklere ved at dokumentasjonen styres med riktig status i arbeidsflyten, noe som igjen gjør det mulig for medarbeidere utenfor designavdelingen å søke og finne modeller, tegninger og annen dokumentasjon på egen hånd uten å forstyrre noen andre. Med ulike rettigheter i systemet kan man styre hvem som kan se de godkjente dokumentene, og hvem som skal ha tilgang til mer enn det.
Vi ser PDM som en del av en digital LEAN-prosess der man skaper struktur, orden og ryddighet som eliminerer tidkrevende søk og unødvendige feil. Fordelen for kunden er at de slipper å betale for tid som ikke tilfører produktet noen nytte og kvalitet.
En PDM-løsning gjør at bedriften kan håndtere økt omsetning med en slank organisasjon.
Dette temaet ble berørt tidligere under punkt ”#6 Hvordan kommunisere med omverdenen”. Men siden produksjonen er en så sentral del av alle kundene våre, ønsker vi å utvikle tankene rundt dette temaet ytterligere.
Vår erfaring etter mange år som leverandør til produksjonsindustrien er at de som jobber i produksjonen, har en utrolig kompetanse. Da snakker vi ikke bare om kompetansen som trengs for å produsere, montere og teste produkter, men fremfor alt kompetansen som trengs for å løse eventuelle problemer som oppstår.
Her er det mye penger å spare. Tenk på alle timene som går med til å lete etter den riktige tegningen, finne ut hvilken utgave som gjelder, be designeren om det manglende målet eller lete etter de riktige materialene og innkjøpsdetaljene. Omfanget av dette varierer selvsagt avhengig av om bedriften har skapt en god struktur og arbeidsmetoder for dette. Hvis du har det, har du også hatt nytte av det.
Det finnes vanligvis en prosedyre for at designernes arbeid skal godkjennes av produksjonen på en eller annen måte. Dessverre gjøres dette vanligvis manuelt. Da mister man sporbarheten og enkelheten i å vite hvilken tegning som gjelder.
Hvis vi skal se den virkelige nytten av PDM fra et produksjonsperspektiv, mener vi at det må sees på som en måte å jobbe på der alt arbeidet som designerne gjør, inkludert dokumentasjon, følger en livssyklus. En slik livssyklus kan se slik ut: Påbegynt -> Design ferdig -> Klar for produksjon -> Utenfor rekkevidde. Når designeren mener at arbeidet er klart, må det godkjennes av produksjonen før livssyklusen til dokumentasjonen endres til «Klar for produksjon». Dette gir deg tid til å gå gjennom dokumentasjonen, sørge for at all informasjon er inkludert, at tegningene oppfyller dine krav osv. Det gjør det også mulig å gjenbruke denne informasjonen i innkjøp, produksjon og montering.
I stedet for å gå til konstruktøren med spørsmål, har alle i produksjonen tilgang til dokumentasjonen og kan ta en måling eller se et sammendrag. Alltid med vissheten om at de ser på den nyeste versjonen og informasjonen. Denne måten å jobbe på skaper stor effektivitet og bedre flyt og kvalitet i produksjonsprosessen. At du som regel kan påvise besparelser i form av mindre skraping og nedetid, er en bonus.
Hvilke krav stiller kundene dine til deg når det gjelder leveringspresisjon og kvalitet? Dette spørsmålet har vi fått mange ganger når vi har vært i forhandlinger. Kundene vil vite hvordan vi ivaretar deres interesser og spørsmål, slik at de føler seg trygge på oss som leverandør. I disse diskusjonene gir det et veldig seriøst inntrykk å kunne beskrive det enkelt.
Du kan enten lene deg på at du er ISO-sertifisert og jobber aktivt med sertifiseringen, der et PDM-system er en del av sertifiseringsgrunnlaget. Hvis du har valgt å ikke sertifisere deg, er det som regel nok for kunden å vite at du driver salg, utvikling, produksjon og levering på en strukturert måte. Også her er et PDM-system et godt alternativ. Det gjør at du kan starte dokumentasjonen allerede i salgsfasen. At du håndterer revisjonskonsepter osv. for å dokumentere hvilken versjon den endelige avtalen er basert på.
Selv etter hvert som prosjektet skrider frem, er det betryggende for kundene dine å vite hvilken revisjon hver designgjennomgang var basert på. At du tydelig viser at du har dokumentert og innført eventuelle endringer i forhold til det opprinnelige konseptet i løpet av arbeidet.
En siste snublestein i slike sammenhenger er som regel dokumentasjonen. Når leveransen og installasjonen er ferdig og du skal sette sammen dokumentasjonen, vil kunden ha korrekte tegninger, en brukermanual med sikkerhetsinstruksjoner og en 3D-modell som kan brukes til fremtidige endringer. Tenk deg sjansen for en fornøyd kunde hvis dette gjøres uten problemer!
Vi får ofte spørsmål fra kunder om de trenger et PDM- eller et PLM-system. Hvor langt går et PDM-system, og hvor begynner PLM?
Det korte svaret er at et PDM-system oftest brukes til å forenkle informasjonshåndteringen i designfasen av produkter, mens et PLM-system kan håndtere produktdata i alle stadier av et produkts livssyklus, fra konseptfasen til utfasing og skroting/gjenvinning. I tillegg kan et PLM-system skape effektive forretningsprosesser i samarbeidet mellom design, salg, produksjon og ettersalg.
Hvis man for eksempel ser på hvordan man håndterer designendringer, kan PDM-systemet håndtere alle endringer knyttet til det som er skapt i designavdelingen. Det kan imidlertid ikke håndtere innkjøpte produkter, som har et varenummer i ERP-systemet. PLM-systemet, derimot, kobler sammen PDM- og ERP-systemet og blir dermed navet i hele produktlivssyklusen.
I motsetning til et PDM-system kan et PLM-system også holde oversikt over leverte produkter, slik at man vet hvordan en bestemt leveranse så ut og hva som har blitt byttet ut etter levering. Det kan også administrere ettersalgsprosesser og holde oversikt over produkthistorikk, for eksempel når et produkt skulle vært på service og når servicen ble utført. Når det leveres reservedeler, vet du hvilke ulike versjoner av et produkt som finnes, og hvilke reservedeler som passer til de ulike versjonene.
I tillegg gir et PLM-system full sporbarhet, gode søkefunksjoner og full kontroll over alle endringer som gjøres på et produkt eller en leveranse, og kan gjøres tilgjengelig for hele bedriften. Når for eksempel innkjøpsavdelingen henter en ordre fra PLM-systemet, kan de føle seg trygge på at all informasjon er oppdatert.
Etter mer enn 30 år med PDM-løsninger til mange ulike bransjer har vi mye erfaring fra både de riktige og de mindre riktige. Det beste på feltet er at systemene har blitt grunnleggende mindre krevende å implementere, noe som gjør PDM tilgjengelig også for små selskaper.
Det er to viktige faktorer som har drevet frem behovet for god dokumenthåndtering i alle bransjer.
Den første er at 3D-CAD er blitt en selvfølge både i produktutviklingsbedrifter og i større industrier med konstruksjon og vedlikehold av egne anlegg. 3D-CAD involverer betydelig flere filer og relasjoner enn 2D-CAD.
Det andre er at produktutviklere i stadig større grad ønsker å kunne gjenbruke tidligere skapte data, ettersom det er mye tid investert i arbeid som allerede er gjort. Anleggseiere, på sin side, sparer enormt mye tid ved å ha digitale arkiver for vedlikehold av anlegg.
Hva kjennetegner så et vellykket PDM-prosjekt? Først og fremst at PDM-systemet har vært til stor nytte for kunden, og at de har oppnådd betydelige tidsbesparelser. Et tydelig eksempel som fortsatt er høyst relevant, til tross for at det snart er 25 år siden, er Morgårdshammar ABs første digitale dokumenthåndteringsløsning. Den ble tilpasset for å gjøre alle godkjente tegninger offentlige og tilgjengelige for alle i selskapet på en lett søkbar måte. Dette sparte mye tid i alle ledd, fra design, produksjon og salg til ettersalg. Det må anses som både unikt og en svært god investering at en IT-løsning har fungert så lenge uten nevneverdig vedlikehold.
Det sies ofte at det er vanskelig å beregne tilbakebetalingen av en PDM- eller PLM-løsning i startfasen, men dette bør likevel være et godt eksempel på at gode systemer er lønnsomme.
Når du begynner å tenke på å innføre et PDM-system (eller et hvilket som helst annet system) i bedriften din, er det viktig at du har den rette følelsen når du skal velge leverandør. Tillit til leverandøren er avgjørende for et vellykket prosjekt.
En viktig ting er å føle seg trygg på leverandørens forslag til løsning. Når du føler deg trygg, kan du be om et referansebesøk for å se hva andre i bransjen har gjort. Hva var deres utfordringer? Er de de samme som dine? Hvordan opplevde de prosjektet med å kjøpe, ta i bruk og bruke PDM-systemet sitt? Hva bør du være ekstra oppmerksom på osv.
La oss se hvordan det gikk med vår kunde Movomech, et av verdens ledende selskaper innen løfteteknologi og materialhåndtering. De bestemte seg for å effektivisere designavdelingen og koordinere support og lisenser med en leverandør, og vi i Symetri fikk oppgaven.
Dette var Movomechs utfordringer:
Dette sier Göran Nilsson, prosjektdesigner hos Movomech, om resultatet:
“Vi har savnet en partner som vi kan diskutere ulike løsninger med, og som både kan utfordre og veilede designavdelingen vår til å bli mer effektiv. Med Symetri har vi fått det.“
Nesten alle kunder vi møter som ikke har et PDM-system, spør oss hvordan de organiserer designdataene sine. For å lykkes med dette er det noen grunnleggende spørsmål du bør stille deg selv:
Mange av kundene våre bruker mye tid hver uke på å lete etter tegninger og andre produktrelaterte filer, for eksempel når produksjonsavdelingen vil ha den rette tegningen å produsere ut fra. Det betyr at designeren må droppe det han eller hun holder på med og lete etter en tegning, noe som selvsagt koster både penger og tid, tid som kunne vært brukt på en mye mer produktiv og kreativ måte, spesielt i et stadig mer konkurranseutsatt marked der det stilles krav om kortere ledetider og høyere kvalitet.
Hvis vi går tilbake til spørsmålet om PDM bare er for slurvete designere, er svaret definitivt nei. Det har selvfølgelig ikke noe med slurv å gjøre, men snarere med at det i utgangspunktet er umulig å holde oversikt over alle tegningene med tilhørende dokumenter hvis man er mer enn tre eller fire designere. Vanskelighetsgraden og muligheten for å få tak i riktig tegning øker betraktelig når noen er syke, på reise, i møte eller i permisjon hvis man ikke har et system med struktur og felles lagring.
Et par klare fordeler som du får med et PDM-system:
Når du skal kjøpe og installere et PDM-system, er det flere faktorer som avgjør om prosjektet blir vellykket eller ikke. Her er de syv viktigste tingene du bør huske på. Husk at PDM-systemet er en del av virksomheten og den digitale infrastrukturen, og ikke et produkt.
Vi møter ofte kunder som forteller om dyre feil i produksjonen, hvor det i noen tilfeller har dreid seg om millionbeløp. Hvordan reduserer man risikoen for å gjøre lignende feil?
Fire tips til hvordan din bedrift kan sikre at dere produserer etter riktig underlag:
I alle PDM-prosjekter, enten det handler om å bytte system eller anskaffe sitt aller første, er historisk data en viktig del av prosjektet.
Ofte kreves det beslutninger om hva som skal tas med inn i et nytt system, og resultatet blir ikke bedre enn det som legges inn. Med andre ord er det en god idé å rydde opp i dataene.
Vår rolle i et slikt arbeid er å analysere data, lage lister over hva som finnes i det gamle systemet og tydeliggjøre hva som bør rettes opp, fjernes eller beholdes som det er. Kundens rolle blir å ha ansvaret for selve ryddearbeidet.
Deretter importeres all relevant data til et testmiljø der den kan gjennomgås i det nye systemet og eventuelt justeres før systemet settes i drift.
Når det gjelder historisk data, kan man sammenligne det med esker man setter opp på loftet. I eskene finnes det mye historisk data som sjelden eller aldri brukes. Det samme gjelder ofte for konstruksjonsunderlag. Det er sjelden man bruker det eldste materialet, og man vil sannsynligvis ikke savne det hvis det ikke tas med inn i det nye systemet. Det kan derfor plasseres i et eget område hvor man kan finne det ved behov.
