Versjonskontroll: Versjons- og revisjonshistorikk for alle dokumenter.
BLOGGPOST
Administrer alle dokumentene dine i Sovelia Core
Når det gjelder håndtering av tekniske dokumenter, bruker mange av våre kunder Sovelia Core til å organisere viktige filer som CAD-tegninger, spesifikasjoner og brukermanualer. Men visste du at Sovelia Core lar deg administrere alle dokumenter, ikke bare de tekniske?
Du kan håndtere bilder, tilbud, ordre, spesifikasjoner og avtaler - alt i samme system. Du trenger ikke en separat dokumenthåndteringsløsning; Sovelia Core har alt du trenger innebygd! Sovelia Core startet i sin tid som et dokumenthåndteringssystem, så helt fra starten av har denne funsjonen vært en sentral del av plattformen.
Hvordan fungerer det?
Sovelia Core tilbyr sømløs lagring og håndtering av dokumenter, på samme måte som det gjør for administrasjon av elementer og strukturer. Enten du vil klassifisere, organisere, administrere endringer eller til og med opprette PDF-filer, gjør Sovelia Core det enkelt.
Slik gjør du det:
- Legg til enkeltstående dokumenter eller opprett hele mapper dedikert til et prosjekt eller en spesifikk kunde. For eksempel kan du lagre alle prosjektdokumenter på ett sted eller samle all tilbudsdokumentasjon for en bestemt kunde.
- Definer metadata for dokumentene dine. Du kan angi at visse dokumenttyper må ha obligatoriske metadatafelt fylt ut for å sikre konsistens.
- Automatiser rutineoppgaver, for eksempel å opprette en PDF-versjon av et godkjent dokument, for å sikre en smidig arbeidsflyt.
Med sentralisert dokumentlagring kan du enkelt administrere:
Livssyklusadministrasjon: Livssyklusstadium definert både per dokumenttype og tilhørende automatisering.
Attributtinformasjon og strukturer: Dokumentstrukturer og detaljerte metadata per dokumenttype.
Godkjenningsdata og sporbarhet: Tidsstempler og informasjon om godkjenning.
Klassifisering: Kategoriser dokumenter etter type eller attributter.
Brukertillatelser: Definer nøyaktige dokumenttillatelser basert på roller og oppgaver.
Disse funksjonene gjør at teamet ditt kan arbeide effektivt og sikre at all relevant data lagres trygt og er lett tilgjengelig.
Administrer dokumenter enkelt fra din egen datamaskin
Håndtering av dokumenter i Sovelia Core er designet for å være brukervennlig. Ved å synkronisere filer mellom den lokale datamaskinen og Sovelia Core kan du jobbe sømløst med dokumenter og få endringer automatisk oppdatert i systemet.
Dette betyr at du kan fortsette å jobbe med dokumenter i et kjent miljø i den lokale applikasjonen, og systemet sporer hvem som har gjort endringer og når. Denne synkroniseringen sikrer at dokumentene dine alltid er oppdatert og sporbare.
Generell dokumenthåndtering i Sovelia Core
Formatstøtte: Sovelia Core støtter alle filformater.
Mobil tilgang: Bruk mobil tilgang, f.eks. for å legge til bilder direkte fra kameraet ditt.
Rask søking: Basert på attributtinformasjon og filinnhold.
Visnings- og nedlastingsalternativer: Enkeltvis eller i pakker.
Skrivebordsagent Sovelia Sync: Administrer filer på skrivebordet med funksjoner for automatisk synkronisering.
Sovelia Core inkluderer også automatiseringsverktøy som:
- PDF-stempling for økt dokumentkontroll.
- Mulighet til å administrere metadata direkte i Office-dokumenter.
- Automatisk konvertering av Office-dokumenter til PDF, noe som sparer deg tid og krefter.
Forenkle all dokumenthåndtering på ett sted
Sovelia Core er ikke bare for tekniske dokumenter – det er en alt-i-ett-løsning for håndtering av all dokumentasjonen din. Ved å samle dokumenthåndtering i det samme systemet du allerede bruker for produktinformasjon, kan du redusere behovet for flere verktøy og spare både tid og penger.
Med Sovelia Core blir dokumenthåndtering enkelt, og brukerne trenger ikke lenger å hoppe mellom systemer. Enten du vil håndtere kun tekniske dokumenter eller all dokumentasjon i systemet, er valget ditt. Best av alt, Sovelia Cores funksjoner for dokumenthåndtering er inkludert som en del av løsningen.
Er du klar til å lære mer? Kontakt oss for å finne ut hvordan Sovelia Core kan forenkle dine dokumenthåndteringsprosesser!
